Zeiterfassung-App erstellen ohne Code: Anleitung mit Prompt

Zeiterfassung-App erstellen ohne Code

Eine eigene Zeiterfassung entsteht bei Zugo als mehrseitige Anwendung aus einer Beschreibung: Erfassen, Wochenübersicht, Auswertung, Anmeldung. Die Daten liegen in Supabase. Der Aufbau kostet 12 Credits für die ersten drei Seiten und 3 je weiterer Seite, spätere Änderungen kosten 3.

Vor der ersten Zeile Prompt steht allerdings eine Frage, die über das ganze Projekt entscheidet und oft übersprungen wird: ob Sie Arbeitszeit im arbeitsrechtlichen Sinn erfassen wollen oder Projektzeit für die Abrechnung. Die beiden Anwendungen sehen ähnlich aus und haben wenig gemeinsam.

Arbeitszeit oder Projektzeit: was wollen Sie erfassen?

Diese Unterscheidung ist der häufigste Grund, warum selbst gebaute Zeiterfassungen nach drei Monaten aufgegeben werden. Es wurde ein Werkzeug gebaut, das beides halb kann, und deshalb für beides zu umständlich ist.

Wenn Sie beides brauchen, bauen Sie zwei Ansichten auf denselben Daten und nicht zwei Systeme. Ein Eintrag hat dann Beginn, Ende, Pause und optional einen Auftrag. Diese eine Entscheidung am Anfang spart später eine teure Umbaurunde.

Welche Bildschirme braucht eine Zeiterfassung wirklich?

Vier. Alles Weitere entsteht erst, wenn jemand es beim Benutzen vermisst, und das ist selten das, was in der ersten Wunschliste stand.

Der erste Bildschirm entscheidet über alles. Wenn das Eintragen mehr als wenige Sekunden dauert oder drei Auswahlfelder verlangt, wird es aufgeschoben und am Freitag aus dem Gedächtnis nachgetragen. Nachgetragene Zeiten sind erfundene Zeiten, und dann rechnet die schönste Auswertung mit Zahlen ohne Wert.

Wie sieht der Prompt für eine Zeiterfassung aus?

Beschreiben Sie den Arbeitsalltag, nicht die Software. Aus einem beschriebenen Ablauf leitet der Builder Felder und Ansichten ab, aus einer Liste technischer Begriffe nicht.

Erstelle eine mehrseitige Anwendung: eine Zeiterfassung für ein Planungsbüro
mit sieben Personen, die auf Projekte buchen.
Seiten: Erfassen, Woche, Auswertung, Verwaltung, Anmeldung.
Erfassen: großer Knopf zum Starten und Stoppen, Auswahl des Projekts,
Auswahl der Tätigkeit (Planung, Abstimmung, Baustelle, Verwaltung),
Notizfeld, außerdem manueller Eintrag mit Beginn, Ende und Pause.
Woche: die sieben Tage untereinander, Summe je Tag und Wochensumme,
Einträge nachträglich korrigierbar, Korrekturen bleiben sichtbar.
Auswertung: Zeitraum wählen, Stunden je Projekt, je Person und je Tätigkeit,
Export als Tabelle.
Verwaltung: Projekte anlegen und stilllegen, Personen verwalten.
Anmeldung mit E-Mail und Passwort. Jede Person sieht nur die eigenen Zeiten,
die Büroleitung sieht alle.
Nüchtern, dichte Tabellen, sehr gut bedienbar auf dem Telefon.

Zwei Sätze in diesem Prompt tragen mehr als der Rest. Der Satz über sichtbare Korrekturen macht aus einer Notizliste eine nachvollziehbare Erfassung. Und die Rollentrennung am Ende legt fest, dass niemand versehentlich die Zeiten der Kollegen sieht.

Wie werden die Zeiten dauerhaft gespeichert?

Ohne Datenbank ist eine Zeiterfassung nutzlos, denn beim Neuladen wäre alles weg. Supabase liefert die drei nötigen Bausteine: die Datenbank für Einträge, Projekte und Personen, die Anmeldung für den Zugang und den Dateispeicher, falls Belege angehängt werden sollen.

Achten Sie auf drei Punkte beim Aufbau. Speichern Sie Beginn und Ende als Zeitpunkt und nicht die Dauer als Zahl, sonst lassen sich Überschneidungen nie prüfen. Legen Sie jeden Eintrag mit der Person an, die ihn erfasst hat. Und lassen Sie Korrekturen als neue Zeile stehen, statt die alte zu überschreiben.

Angebunden wird Supabase über eine Änderung am Projekt, nicht als Zusatzleistung. Bauen Sie zuerst das Gerüst, prüfen Sie die Bildschirme und hängen Sie die Datenbank an, sobald die Struktur steht. Wie das abläuft, steht in KI-App-Builder mit Supabase.

Wie kommen die Stunden in die Rechnung?

Der ehrliche Weg für den Anfang ist der Export. Die Auswertung liefert eine Tabelle je Projekt und Zeitraum, und diese Tabelle geht in Ihr Rechnungsprogramm oder zur Steuerberatung. Eine direkte Anbindung an eine Buchhaltungssoftware gibt es nicht.

Wer Kunden unmittelbar aus dem Projekt heraus abrechnen will, bindet Stripe an. Das ergibt Sinn bei wiederkehrenden Beträgen oder bei Kunden, die auf Rechnung im Voraus zahlen. Für den klassischen Stundennachweis am Monatsende ist es Aufwand ohne Nutzen.

Planen Sie den Export von Anfang an ein und nicht als Nachtrag. Er ist außerdem Ihre Rückversicherung: Solange die Daten jederzeit als Tabelle herauskommen, sind Sie nicht gebunden. Wer die Anwendung später selbst weiterbetreiben will, findet die Möglichkeiten in Kann ich den Code exportieren.

Was kostet eine eigene Zeiterfassung in Credits?

Gerechnet wird pro Aktion. Der Unterschied zu einer Lizenz je Person und Monat ist gerade bei Zeiterfassungen groß, weil dort meistens alle Beschäftigten einen Zugang brauchen, auch die, die zweimal im Monat etwas eintragen.

Fünf Bildschirme kosten also 12 für die ersten drei Seiten und 3 je weiterer Seite. Rechnen Sie danach mit einigen Änderungen für Supabase, Rollen, Wochenansicht und Export, bis das System im Alltag trägt.

Free gibt 5 Credits, Pro kostet 25 $ im Monat mit 200 Credits, Business 99 $ im Monat mit 800 Credits. Zweihundert Credits reichen etwa für 16 mehrseitige Plattformen oder 33 Aufbauten oder 66 Änderungen. Für den Free-Tarif gilt: 5 Credits liegen unter den 6 eines einzigen Aufbaus, das ist ein Rundgang und kein Projekt.

Was gilt rechtlich für die Erfassung der Arbeitszeit?

In Deutschland sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht 2022 ausdrücklich festgestellt, und sie gilt unabhängig davon, ob mit Papier, Tabelle oder eigener Anwendung gearbeitet wird.

Drei Punkte betreffen den Aufbau unmittelbar. Erstens die Nachvollziehbarkeit: Korrekturen müssen erkennbar bleiben, ein stilles Überschreiben ist keine Erfassung. Zweitens die Vollständigkeit: Beginn, Ende und Pausen gehören dazu, denn Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen regelt das Arbeitszeitgesetz. Drittens die Aufbewahrung: Die Daten müssen über die vorgeschriebene Dauer verfügbar bleiben, weshalb der Export kein Nebenthema ist.

Dazu kommt die Mitbestimmung. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung einer technischen Einrichtung, die das Verhalten von Beschäftigten erfassen kann, mitbestimmungspflichtig. Klären Sie das vor dem Aufbau. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung, und im Zweifel prüft das jemand mit Zulassung.

Wann ist ein fertiges Produkt die bessere Wahl?

Bei Zeiterfassung ist diese Frage ernster als bei den meisten anderen Anwendungen, weil eine rechtliche Pflicht dahintersteht. Fertige Systeme sind in mehreren Punkten stärker, und das gehört gesagt.

Sie bringen eine App mit Offline-Betrieb mit, was auf Baustellen und im Außendienst den Unterschied macht. Sie haben Terminal-Lösungen mit Karte oder Chip für Betriebe, in denen niemand ein Telefon dabei hat. Sie liefern fertige Schnittstellen zur Lohnabrechnung. Und sie haben ihre Nachvollziehbarkeit bereits durch die Praxis geführt.

Der Eigenbau lohnt sich, wenn Sie Projektzeiten mit einer Struktur erfassen, die kein Standardprodukt kennt, wenn die Lizenzkosten für selten nutzende Personen unverhältnismäßig sind oder wenn die Erfassung Teil einer Anwendung sein soll, die Sie ohnehin bauen. Wer sie mit Kundendaten verbinden will, findet den passenden Aufbau in CRM ohne Programmieren erstellen.

Wo stößt eine selbst gebaute Zeiterfassung an ihre Grenzen?

Vier Punkte, die man vorher kennen sollte. Es gibt keine App mit Offline-Betrieb. Das Projekt läuft im Browser des Telefons, was im Büro reicht und im Funkloch nicht.

Es gibt keine fertige Schnittstelle zur Lohnabrechnung. Die Übergabe läuft über den Export als Tabelle, und wer Zuschläge, Schichtmodelle und Zeitzuschläge automatisch berechnet haben will, verlangt Fachlogik, die über mehrere Änderungen entsteht und nicht mit einem einzigen Prompt.

Es gibt keine Erfassung ohne Zutun der Menschen. Ein Knopf muss gedrückt werden, und die Disziplin dafür bringt keine Software mit.

Und die Sandbox-Prüfung vor der Übergabe stellt sicher, dass das Projekt startet. Sie prüft nicht, ob Ihre Erfassung den Anforderungen Ihres Betriebs genügt. Bei einem komplexen Produkt ersetzt ein Builder kein Entwicklungsteam, und bei rechtlich gebundenen Themen wiegt dieser Satz schwerer als sonst.

Wie sieht ein realistischer erster Monat aus?

Woche eins: Gerüst bauen, Supabase anbinden, selbst zwei Wochen lang die eigenen Zeiten erfassen. Noch niemandem zeigen. Eine einfache Fassung steht in etwa einer Minute, eine mehrseitige in einigen Minuten.

Woche zwei: Die drei Dinge ändern, die beim eigenen Gebrauch gestört haben. Fast immer sind es die Reihenfolge der Projekte in der Auswahl und die Korrektur eines vergessenen Feierabends.

Woche drei: Zwei Kollegen dazunehmen und zusehen, wie sie eintragen. Nicht erklären, nur zusehen. Diese halbe Stunde ersetzt eine lange Anforderungsliste.

Woche vier: Entscheiden. Entweder das System trägt, dann kommen die übrigen Personen und die Abstimmung mit dem Betriebsrat dazu. Oder es trägt nicht, dann haben Sie für den Preis weniger Änderungen eine sehr genaue Anforderungsliste für ein fertiges Produkt. Beides ist ein brauchbares Ergebnis. Den ersten Aufbau starten Sie mit Ihrer Beschreibung auf zugo.dev.