CRM ohne Programmieren erstellen: Anleitung mit Beispiel

CRM ohne Programmieren erstellen

Ein eigenes CRM entsteht bei Zugo als mehrseitige Anwendung aus einer Beschreibung: Kontakte, Pipeline, Aufgaben und ein Login gehören zum Grundgerüst. Die Daten liegen in Supabase, das über eine Änderung angebunden wird. Der erste Aufbau kostet 12 Credits für die ersten drei Seiten und 3 je weiterer Seite.

Der Text geht der Reihe nach durch: wann sich der Eigenbau überhaupt lohnt, welche Bildschirme wirklich nötig sind, wie der Prompt aussieht, was es kostet und wo ein selbst gebautes CRM schlechter abschneidet als ein gekauftes.

Wann lohnt sich ein eigenes CRM statt einer fertigen Lösung?

Die ehrliche Antwort lautet: seltener, als es sich anfühlt. Fertige CRM-Systeme sind in vielen Punkten schlicht stärker. Sie bringen Mobil-Apps mit, eine Anbindung an Mailprogramme und Telefonanlagen, fertige Berichte, Support und einen Import, der auch bei krummen Daten funktioniert. Das alles nachzubauen wäre teuer und wenig sinnvoll.

Der Eigenbau lohnt sich in drei Situationen. Erstens, wenn Ihr Prozess sich nicht in die Felder eines Standardsystems fügt, etwa weil Sie in Bauabschnitten, Chargen oder Förderfällen denken statt in Deals. Zweitens, wenn Sie für die Lizenzen mehr zahlen als die eigentliche Arbeit wert ist, weil zehn Personen ein Werkzeug brauchen, das drei davon täglich nutzen. Drittens, wenn Sie Ihre Kundendaten aus rechtlichen oder vertraglichen Gründen in einer Datenbank halten wollen, deren Zugang Ihnen gehört.

Welche Bildschirme braucht ein kleines CRM wirklich?

Vier. Alles Weitere kommt später und meistens auf Wunsch von jemandem, der es dann doch nicht nutzt.

Die vierte Zeile ist die, die über die tägliche Nutzung entscheidet. Ein CRM wird nicht deshalb gepflegt, weil es schön ist, sondern weil es beim Öffnen sagt, was heute liegen bleibt. Fehlt dieser Bildschirm, ist das System nach sechs Wochen eine Datenfriedhof-Liste.

Bei den Stufen der Pipeline gilt: lieber fünf als zwölf. Jede Stufe, deren Bedeutung zwei Kollegen unterschiedlich erklären, produziert falsche Zahlen.

Wie sieht der Prompt für ein CRM aus?

Beschreiben Sie den Prozess, nicht die Software. Der Builder kann aus einem beschriebenen Ablauf Felder ableiten, aber nicht raten, wie in Ihrer Branche gearbeitet wird.

Erstelle eine mehrseitige Anwendung: ein CRM für ein Vertriebsteam aus vier Personen,
das Maschinen an Handwerksbetriebe verkauft.
Seiten: Übersicht, Kontakte, Pipeline, Aktivitäten, Einstellungen.
Kontakte: Firma, Ansprechperson, Telefon, E-Mail, Ort, Quelle, verantwortliche Person.
Pipeline als Spaltenansicht mit den Stufen Anfrage, Termin vereinbart, Angebot raus,
Verhandlung, gewonnen, verloren. Karten zeigen Firma, Betrag und Datum der letzten Aktivität.
Aktivitäten: Datum, Art (Anruf, Termin, Angebot, E-Mail), Notiz, Wiedervorlage.
Übersicht: fällige Wiedervorlagen von heute, Deals ohne Aktivität seit 14 Tagen,
Summe je Stufe.
Anmeldung mit E-Mail und Passwort, jede Person sieht alle Datensätze.
Ton: nüchtern, dichte Tabellen, wenig Dekoration.

Zwei Details in diesem Prompt sind wichtiger, als sie aussehen. Der Satz über die Anmeldung legt fest, dass es kein öffentlich sichtbares Projekt wird. Und die Bemerkung „Deals ohne Aktivität seit 14 Tagen“ beschreibt eine Regel, aus der der Builder eine echte Auswertung bauen kann, statt nur ein Feld anzulegen.

Wozu wird Supabase gebraucht?

Eine Oberfläche ohne Datenbank ist eine Attrappe: Beim Neuladen der Seite ist alles weg. Supabase liefert die drei Bausteine, die ein CRM ausmachen. Die Datenbank hält Kontakte, Deals und Aktivitäten dauerhaft. Die Anmeldung sorgt dafür, dass nur Ihr Team hineinkommt. Und der Dateispeicher nimmt Angebote und Anhänge auf.

Angebunden wird Supabase über eine Änderung am Projekt, nicht über eine Extraleistung. Praktisch heißt das: Sie bauen zuerst das Gerüst, prüfen, ob die Bildschirme passen, und hängen die Datenbank an, sobald die Struktur steht. Umgekehrt zahlen Sie für jede Strukturänderung doppelt. Wie die Anbindung im Einzelnen abläuft, steht in KI-App-Builder mit Supabase.

Für Rechnungen und Abonnements kommt bei Bedarf Stripe dazu, für ausgehende E-Mails Resend. Ein CRM braucht beides nicht zwingend, aber die Grenze zwischen CRM und Auftragsverwaltung verschwimmt in kleinen Firmen ohnehin.

Was kostet ein selbst gebautes CRM in Credits?

Gerechnet wird pro Aktion. Das macht den Aufbau vorher überschaubar, im Gegensatz zu einer Lizenz, die unabhängig von der Nutzung jeden Monat läuft.

Fünf Bildschirme kosten also 12 für die ersten drei und 6 für die restlichen zwei, zusammen 18 für den Aufbau. Rechnen Sie für Supabase, für Feinschliff an der Pipeline und für die Übersicht ungefähr acht Änderungen dazu, dann liegt ein benutzbares erstes System bei rund vierzig verbrauchten Credits.

Die Tarife: Free gibt 5 Credits, Pro kostet 25 $ im Monat mit 200 Credits, Business 99 $ im Monat mit 800 Credits. Zweihundert Credits reichen etwa für 16 mehrseitige Plattformen oder 33 Builds oder 66 Änderungen. Für den Free-Tarif gilt die unangenehme Wahrheit: 5 Credits liegen unter den 6 eines einzigen Builds, das ist ein Rundgang und kein Projekt.

Wie kommen die bestehenden Kunden in das neue System?

Fast jedes kleine Unternehmen hat vor dem ersten CRM eine Tabelle. Die Übernahme daraus ist der Punkt, an dem Projekte hängen bleiben, und sie lässt sich entschärfen.

Räumen Sie die Tabelle vor dem Import auf, nicht danach. Eine Spalte je Information, keine zusammengeschriebenen Adressen, einheitliche Schreibweise der Firmennamen. Diese Stunde ist besser investiert als jede spätere Suche nach Dubletten.

Übernehmen Sie nur aktive Kontakte. Die zweitausend Zeilen aus alten Messen machen das neue System langsam und unübersichtlich, ohne je gebraucht zu werden. Das Archiv bleibt als Datei liegen und wird bei Bedarf nachgeschlagen.

Und legen Sie fest, was ein Datensatz mindestens haben muss, bevor er angelegt wird. Ohne diese Regel entsteht innerhalb weniger Wochen genau der Zustand, wegen dem Sie die Tabelle verlassen wollten.

Was ist mit Datenschutz und Zugriffsrechten?

Ein CRM enthält personenbezogene Daten, und damit gelten die Pflichten der Datenschutz-Grundverordnung unabhängig davon, womit Sie es gebaut haben. Drei Punkte betreffen die Bauentscheidung unmittelbar.

Erstens die Anmeldung. Ein CRM ohne Login ist keine Option, auch nicht übergangsweise, und auch nicht unter einer schwer zu erratenden Adresse.

Zweitens der Umfang der Daten. Speichern Sie, was Sie für den Vertrieb brauchen, und nicht, was Sie interessant finden. Jedes zusätzliche Feld ist ein zusätzliches Risiko und muss später gelöscht werden können.

Drittens der Standort. Wo Ihre Datenbank liegt und wer als Auftragsverarbeiter auftritt, sollten Sie wissen, bevor der erste echte Kunde erfasst wird. Wenn die Daten am Ende in Ihrer eigenen Umgebung liegen sollen, ist auch der Export des Quellcodes ein Thema, den Kann ich den Code exportieren beschreibt.

Wo stößt ein selbst gebautes CRM an seine Grenzen?

Vier Punkte, die man vorher wissen sollte, statt sie im dritten Monat zu entdecken.

Es gibt keine Anbindung an Ihr Mailprogramm, die Nachrichten automatisch dem richtigen Kontakt zuordnet. Aktivitäten werden eingetragen, nicht eingesammelt. Für viele kleine Teams ist das erträglich, für ein Team mit hundert Mails am Tag nicht.

Es gibt keine Mobil-App. Das Projekt läuft im Browser des Telefons, was für Nachschlagen und schnelles Notieren reicht, aber kein Ersatz für eine App mit Offline-Betrieb ist.

Sehr spezifische Fachlogik entsteht über mehrere Änderungen und nicht über einen einzigen Prompt. Provisionsmodelle mit Staffeln, Genehmigungswege über mehrere Stufen und Preisfindung mit Rabattgrenzen brauchen Geduld.

Und die Sandbox-Prüfung vor der Übergabe stellt sicher, dass das Projekt startet. Sie prüft nicht, ob Ihre Pipeline-Logik betriebswirtschaftlich richtig ist. Bei einem komplexen Produkt ersetzt ein Builder kein Entwicklungsteam, und das gilt für CRM-Systeme mehr als für Websites.

Wie sieht ein realistischer erster Monat aus?

Woche eins: Gerüst bauen, Supabase anbinden, mit zwanzig echten Kontakten füllen und selbst benutzen. Nicht dem Team zeigen.

Woche zwei: Die drei Dinge ändern, die Ihnen beim eigenen Gebrauch auf die Nerven gegangen sind. Meistens sind es die Stufen der Pipeline und die Reihenfolge der Felder.

Woche drei: Zwei Kollegen dazunehmen und zusehen, wie sie es benutzen. Nicht erklären, nur zusehen. Diese halbe Stunde ersetzt eine lange Anforderungsliste.

Woche vier: Entscheiden. Entweder das System trägt, dann kommen Import und der Rest des Teams dazu. Oder es trägt nicht, dann haben Sie für den Preis weniger Änderungen eine sehr genaue Anforderungsliste für ein fertiges Produkt gewonnen. Beides ist ein brauchbares Ergebnis.

Wer vor dem eigenen Aufbau eine fertige Struktur ansehen möchte, findet mit der Vorlage Orbit CRM einen Ausgangspunkt: 25 Vorlagen stehen bereit, davon 5 für Spiele. Der erste Aufbau lässt sich auf zugo.dev starten, und nach etwa einer Minute sehen Sie, ob Ihre Beschreibung des Prozesses so klar war, wie Sie dachten.