Belegungsplan für Hostel und Ferienwohnung ohne Code erstellen
Belegungsplan für Hostel und Ferienwohnung ohne Code erstellen
Einen Belegungsplan können Sie ohne Entwickler bauen: Sie beschreiben Zimmer oder Betten, Buchungsstatus und wer was sieht, und ein KI-Builder erstellt eine Web-App mit einem Raster "Zimmer mal Tage", einem Buchungsformular und einem Login fürs Personal. Das passt für kleine Häuser, die überwiegend direkt verkaufen. Wer von Booking.com und Airbnb lebt, ist mit einem fertigen System samt Channel-Manager ehrlicher bedient, warum, steht weiter unten.
Was ist ein Belegungsplan, und wann reicht ein eigener?
Ein Belegungsplan ist ein Raster mit Zimmern oder Betten als Zeilen und Tagen als Spalten. Jede Buchung füllt die Felder von Anreise bis Abreise, und man sieht sofort, was frei ist, wer heute ankommt und wo eine Lücke von zwei Nächten liegt, die sich mit einem Rabatt füllen ließe.
Ein eigener Plan reicht, wenn Sie zwischen drei und dreißig Zimmern oder Betten haben, die meisten Buchungen per Telefon, E-Mail oder WhatsApp kommen und ein bis zwei Personen sie bearbeiten. Typisch sind ein kleines Hostel, eine Pension, ein paar Ferienwohnungen an der Küste oder ein Gästehaus im Allgäu. Solche Häuser führen den Plan oft als Excel-Vorlage oder auf Papier, und irgendwann landen zwei Buchungen auf demselben Bett.
Welche Möglichkeiten gibt es?
| Möglichkeit | Kosten | Abgleich mit Booking.com und Airbnb | Flexibilität | Das Risiko |
|---|---|---|---|---|
| Papier oder Excel-Vorlage | kostenlos | nein | alles, aber von Hand | Doppelbuchungen und verlorene Änderungen |
| Hotelsoftware mit Channel-Manager | Monatsabo | ja | im Rahmen der Einstellungen | Sie zahlen für Funktionen, die ein kleines Haus nie braucht |
| Eigener Plan, mit KI gebaut | Credits für Build und Änderungen | nein, Buchungen werden von Hand eingetragen | nach Ihren Regeln | Sie müssen die Regeln selbst durchdenken und testen |
Die mittlere Zeile entscheidet. Kommt mehr als etwa ein Drittel der Buchungen über Portale, sperrt ein Channel-Manager die Daten überall, sobald ein Zimmer verkauft ist, und das ist sein Geld wert. Ein eigener Plan kann das nicht: Eine Portalbuchung trägt jemand von Hand ein, und bis dahin lässt sich das Zimmer doppelt verkaufen.
Was muss die KI wissen, damit der Plan funktioniert?
Ein Belegungsplan ist eine App mit Regeln, das Briefing zählt also mehr als bei einer normalen Website. Gehen Sie diese Punkte durch:
- Was verkauft wird. "Sechs Doppelzimmer und zwei Schlafsäle mit je acht Betten; Schlafsäle werden pro Bett verkauft."
- Buchungsstatus. "Vorläufig, bestätigt, bezahlt, eingecheckt, abgereist, storniert; jeder Status mit eigener Farbe."
- Was eine Buchung enthält. "Name, Telefon, Anreise, Abreise, Personenzahl, Betrag, Anzahlung, Notiz."
- Die wichtigste Regel. "Zwei Buchungen dürfen nie auf demselben Bett oder Zimmer in derselben Nacht liegen; zeig den Konflikt an."
- Wer was sieht. "Das Personal meldet sich per E-Mail an und sieht alles; Gäste sehen nur ein Anfrageformular auf einer öffentlichen Seite."
- Bedienung am Handy. "Das Personal arbeitet am Handy: Das Raster scrollt seitlich, eine Buchung öffnet sich mit einem Tipp."
Punkt vier ist Pflicht, und nach dem Build testen Sie ihn von Hand: Tragen Sie eine überlappende Buchung ein und prüfen Sie, ob sie abgelehnt wird. Hier ist ein Fehler am teuersten, also nicht einfach darauf vertrauen.
Schritt für Schritt zum Belegungsplan
- Öffnen Sie zugo.dev und melden Sie sich mit Google, GitHub oder per E-Mail an.
- Schicken Sie das Briefing mit den sechs Punkten oben.
- Warten Sie auf den Build: Die App wird in einem Browser gestartet und geprüft, bevor sie zu Ihnen kommt.
- Legen Sie Testbuchungen für die nächste Woche an, auch überlappende, eine frühe Abreise und eine Stornierung.
- Ändern Sie in normalen Worten: "heutige Anreisen oben als Liste", "Schlafsäle zu einzelnen Betten aufklappbar".
- Wenn die Regeln halten, veröffentlichen Sie und geben einer zweiten Person Zugang.
Wie übertragen Sie bestehende Buchungen?
Übertragen Sie nicht die ganze Historie, sondern nur künftige Buchungen ab heute. Das geht an einem ruhigen Abend. Vergleichen Sie danach das Raster Nacht für Nacht mit der alten Liste für die nächsten zwei Wochen. Führen Sie die alte Liste in der ersten Woche parallel weiter und tragen Sie jede neue Buchung an beiden Stellen ein. Läuft eine Woche ohne Abweichung, kann die Excel-Vorlage in den Ruhestand.
Wo liegen die Buchungen?
Davon hängt ab, ob Sie den Plan im echten Betrieb nutzen können.
Beim kostenlosen Start entsteht so eine App als funktionierender Prototyp in einer Datei: Alles reagiert, aber Buchungen liegen nur im Browser dessen, der sie eingetragen hat. Um zu beurteilen, ob das Raster bequem ist, reicht das. Für zwei Personen an zwei Handys reicht es nicht.
Ein echter Belegungsplan mit gemeinsamer Datenbank und Login fürs Personal entsteht im Pro-Tarif. Die Buchungen liegen dann in Zugo Cloud, dem eingebauten Backend, das Personal meldet sich per E-Mail-Link ohne Passwort an, und Gastanfragen aus dem öffentlichen Formular werden gespeichert und Ihnen gemailt. Mehr dazu in den Beiträgen über Apps mit Datenbank und Login und Kundenbereich.
Zu Gästedaten: Namen und Telefonnummern sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Geben Sie Zugang nur, wem er für die Arbeit nötig ist, und veröffentlichen Sie nie ein Raster mit Gastnamen unter einem offenen Link.
Was kostet das?
Credits werden nur verbraucht, wenn Code geschrieben wird. Laut den Schätzungen auf der Preisseite liegt eine App von Grund auf bei etwa 2.200 Credits, eine mehrseitige Plattform beginnt bei 2.200 Credits, eine Änderung kostet etwa 980. Ein Belegungsplan braucht fast immer mehrere Änderungen, bis die Regeln zu Ihrem echten Ablauf passen.
Die 1.450 kostenlosen Start-Credits reichen, um einen Prototyp zu bauen und das Raster auszuprobieren. Für eine Arbeitsversion mit gemeinsamer Datenbank brauchen Sie Pro: $25 im Monat mit 20.000 Credits jeden Monat, das deckt den Build und Dutzende Änderungen. Neue Mitglieder bekommen den ersten Monat Pro für $5, wenn sie ihn innerhalb von 12 Stunden nach der Registrierung abschließen. Hotelsoftware wird meist ebenfalls monatlich bezahlt, vergleichen Sie also die Jahressummen.
Kann der Plan Anzahlungen annehmen?
Ja, als eigener Schritt. Zahlungen kommen über den Stripe-Connector hinzu. Viele kleine Häuser nehmen Anzahlungen lieber per Überweisung, dann genügt im Plan ein Häkchen "Anzahlung erhalten". Was Zahlungen in einer gebauten App können, steht im Beitrag kann KI Zahlungen einbauen.
Braucht man zusätzlich eine Website?
Der Belegungsplan ist intern, nur das Personal sieht ihn. Gäste brauchen eine öffentliche Seite mit Zimmern, Fotos, Preisen, Anfahrt und einem Button für Buchungsanfragen. Die lässt sich separat bauen, und Anfragen von dort landen bei Ihnen. Ausgearbeitete Beispiele gibt es für eine Hostel-Website und eine Hotel-Website.
Was kann ein eigener Plan nicht?
Er gleicht nicht mit Booking.com, Airbnb oder anderen Portalen ab. Er erstellt keine Meldescheine, keine Kurtaxe-Abrechnung und ersetzt keine Buchhaltung. Das erledigen spezialisierte Hotelsysteme, und wenn Sie darauf angewiesen sind, sind sie die richtige Wahl.
Ein eigener Plan gewinnt woanders: Er enthält nur, was Sie brauchen, läuft auf dem Handy des Personals, und Sie zahlen kein Monatsabo für Funktionen, die Sie nie öffnen.
Kurz gesagt
Einen eigenen Belegungsplan baut ein KI-Builder aus einem ausführlichen Briefing: Zimmer oder Betten, Status, Buchungsfelder, eine Regel gegen Doppelbuchungen und Rollen. Er passt zu Pensionen, Hostels und Ferienwohnungen mit Direktvertrieb. Kostenlos entsteht ein Prototyp zum Ausprobieren, eine Arbeitsversion mit gemeinsamer Datenbank und Personal-Login im Pro-Tarif. Kommen viele Buchungen über Portale, nehmen Sie ein System mit Channel-Manager, denn händisches Übertragen führt früher oder später zu einem doppelten Verkauf.